Dłużnik nie płaci faktury? To nie zawsze oznacza, że kontrahent nie ma pieniędzy.
Czasem rzeczywiście pojawia się problem z płynnością finansową. Innym razem przedsiębiorca świadomie przesuwa płatność, reguluje zobowiązania tylko wobec wybranych wierzycieli albo zakłada, że druga strona przez dłuższy czas nie podejmie zdecydowanych działań.
Dlatego skuteczna windykacja należności nie powinna rozpoczynać się od automatycznego wysłania kolejnego wezwania do zapłaty.
Najpierw trzeba ustalić, z jakim dłużnikiem mamy do czynienia i jaka jest jego rzeczywista sytuacja.
1. Sprawdź, czy należność jest prawidłowo udokumentowana
Pierwszym krokiem jest zebranie dokumentów potwierdzających powstanie i wysokość należności.
W zależności od sprawy mogą to być między innymi:
- umowa,
- zamówienie,
- faktura,
- protokół wykonania lub odbioru prac,
- dokumenty dostawy,
- korespondencja e-mail,
- wiadomości dotyczące płatności,
- potwierdzenia częściowych wpłat,
- wcześniejsze wezwania do zapłaty.
Im lepiej udokumentowana jest wierzytelność, tym łatwiej zaplanować kolejne działania.
Warto również sprawdzić, czy dłużnik kwestionował wcześniej wykonanie usługi, jakość towaru, wysokość należności albo termin płatności.
2. Nie zakładaj od razu, że dłużnik jest niewypłacalny
Jednym z najczęstszych błędów wierzycieli jest przyjęcie prostego założenia:
nie płaci = nie ma pieniędzy.
W praktyce brak zapłaty może wynikać z wielu przyczyn.
Dłużnik może mieć przejściowy problem finansowy, ale może również świadomie przesuwać płatności, finansować swoją działalność kosztem dostawców albo wybierać wierzycieli, którym zapłaci w pierwszej kolejności.
Dlatego warto sprawdzić, czy przedsiębiorca nadal:
- prowadzi działalność,
- realizuje nowe zlecenia,
- zatrudnia ludzi,
- korzysta z pojazdów lub innych składników majątku,
- współpracuje z kolejnymi kontrahentami,
- prowadzi działalność w niezmienionym albo nowym modelu organizacyjnym.
Dłużnik nie zawsze ukrywa majątek. Czasem po prostu nauczył się wyglądać na niewypłacalnego.
3. Przeanalizuj sytuację gospodarczą dłużnika
Przed wyborem sposobu windykacji warto sprawdzić aktualną sytuację przedsiębiorcy.
Sama analiza rejestrów może nie wystarczyć.
Znaczenie mogą mieć również:
- powiązania osobowe i kapitałowe,
- zmiany w prowadzonej działalności,
- nowe podmioty pojawiające się w otoczeniu dłużnika,
- sposób wykorzystywania majątku,
- informacje o nieruchomościach i pojazdach,
- aktywność gospodarcza pomimo deklarowanych problemów finansowych.
W bardziej złożonych sprawach windykacja może zostać wsparta wywiadem gospodarczym i ustaleniami majątkowymi prowadzonymi w ramach działalności detektywistycznej Tomasza Piechowicza.
To dwa odrębne obszary działalności, które w konkretnych sprawach mogą się wzajemnie uzupełniać.
4. Dobierz sposób kontaktu do sytuacji dłużnika
Nie każda sprawa wymaga takiej samej rozmowy.
Inaczej prowadzi się negocjacje z przedsiębiorcą, który rzeczywiście utracił płynność, a inaczej z osobą, która od kilku miesięcy składa kolejne obietnice i konsekwentnie nie dotrzymuje ustalonych terminów.
Dlatego przed kontaktem warto odpowiedzieć na kilka pytań:
- dlaczego dłużnik nie płaci?
- czy wcześniej regulował zobowiązania terminowo?
- co zmieniło się w jego zachowaniu?
- czy przedstawia konkretne propozycje, czy tylko odsuwa termin?
- czy jego deklaracje odpowiadają temu, co wynika z dostępnych informacji?
W praktyce znaczenie ma nie tylko co dłużnik mówi, ale również w jaki sposób prowadzi rozmowę.
5. Wykorzystaj negocjacje, psychologię biznesu i analizę transakcyjną
Rozmowa windykacyjna nie powinna sprowadzać się do pytania:
„Kiedy Pan zapłaci?”
Skuteczne negocjacje wymagają wcześniejszego przygotowania.
Znaczenie może mieć sposób, w jaki dłużnik przerzuca odpowiedzialność, zmienia narrację, unika konkretnych odpowiedzi albo próbuje narzucić wierzycielowi określoną rolę.
W takich sytuacjach przydatne są elementy psychologii biznesu i analizy transakcyjnej.
Pozwalają lepiej rozpoznać:
- pozycję, z której rozmówca prowadzi negocjacje,
- powtarzające się schematy komunikacyjne,
- próby przerzucania odpowiedzialności,
- sposoby odsuwania decyzji,
- argumenty, na które dłużnik rzeczywiście reaguje.
Nie zastępuje to analizy prawnej ani finansowej. Może jednak zdecydowanie poprawić jakość przygotowania do negocjacji.
6. Oceń, czy ugoda rzeczywiście ma sens
Rozłożenie długu na raty nie zawsze jest sukcesem.
Ugoda ma wartość przede wszystkim wtedy, gdy dłużnik:
- rzeczywiście ma możliwość jej wykonania,
- przedstawia wiarygodny harmonogram,
- dotrzymuje pierwszych ustaleń,
- nie traktuje ugody jedynie jako sposobu na dalsze odsuwanie problemu.
Przed zaakceptowaniem wielomiesięcznej spłaty warto więc ocenić zarówno sytuację finansową dłużnika, jak i jego dotychczasowe zachowanie.
7. W uzasadnionych przypadkach przejdź do działań terenowych
Jeżeli kontakt telefoniczny i korespondencja nie przynoszą rezultatu, jednym z kolejnych etapów może być windykacja terenowa.
Pozwala ona nie tylko podjąć bezpośredni kontakt z dłużnikiem, ale również zweryfikować informacje istotne dla dalszego prowadzenia sprawy.
Działania terenowe powinny jednak wynikać z wcześniejszej analizy, a nie być przypadkową wizytą pod adresem firmy.
8. Nie czekaj zbyt długo ze sprawdzeniem możliwości egzekucji
Wielu wierzycieli koncentruje się wyłącznie na uzyskaniu wyroku.
Tymczasem wyrok sądu i realne odzyskanie pieniędzy to dwie różne kwestie.
Dlatego jeszcze przed skierowaniem sprawy na drogę sądową warto ocenić:
- czy dłużnik posiada majątek,
- czy nadal prowadzi działalność,
- jakie są realne możliwości późniejszej egzekucji,
- czy w jego sytuacji nastąpiły istotne zmiany.
Pozwala to podejmować decyzje nie tylko prawnie uzasadnione, ale również ekonomicznie racjonalne.
9. Jeżeli negocjacje nie przynoszą rezultatu, przygotuj sprawę do kolejnego etapu
Nie każdą należność uda się odzyskać polubownie.
Jeżeli dłużnik nie reaguje, nie wykonuje zawartych ustaleń albo kwestionuje zobowiązanie, konieczne może być przygotowanie sprawy do postępowania sądowego.
MEDIARE koncentruje się na działaniach windykacyjnych, analitycznych, negocjacyjnych i terenowych.
Jeżeli sprawa wymaga profesjonalnej obsługi prawnej lub reprezentacji przed sądem, może zostać przekazana do współpracującej kancelarii.
Dzięki temu działania windykacyjne i prawne mogą tworzyć jeden uporządkowany proces.
ekonomicznie racjonalne.
Windykacja nie zaczyna się od pozwu
Skuteczne odzyskiwanie należności wymaga przede wszystkim informacji.
Trzeba wiedzieć:
z kim mamy do czynienia,
dlaczego nie płaci,
jak wygląda jego rzeczywista sytuacja,
jakie działania mogą na niego oddziaływać
i czy istnieją realne możliwości odzyskania pieniędzy.
Dopiero wtedy można zdecydować, czy właściwym rozwiązaniem będą negocjacje, ugoda, działania terenowe, wywiad gospodarczy, postępowanie sądowe czy przygotowanie do egzekucji.
MEDIARE prowadzi windykację należności w oparciu o analizę konkretnej sprawy i sytuacji dłużnika. Nie stosujemy jednego schematu do wszystkich wierzytelności.
Autor: Tomasz Piechowicz – prywatny detektyw i praktyk zajmujący się windykacją, wywiadem gospodarczym, negocjacjami, mediacjami i analizą zachowań w biznesie. Absolwent kierunków związanych z psychologią biznesu, negocjacjami i mediacją oraz bezpieczeństwem i zarządzaniem. Zobacz profil autora na LinkedIn
